Estrategia y plan de acción ante la crisis COVID-19

Realidad global

Enrique Baliño, socio de Xn Partners

La feroz crisis que el mundo entero está viviendo causada por la pandemia del COVID-19, está repercutiendo severamente, como nunca se vivió antes, en todos los aspectos de la vida de las personas. Ningún país está ajeno a esto. Al contrario, todos están sintiendo ese impacto directamente y, por supuesto, como todas las organizaciones se ven afectadas, todos los individuos también.

En estos momentos, muy difíciles, por cierto, no tenemos que perder la calma. Mantener la calma en medio de una tormenta extraordinaria requiere carácter, porque un fenómeno de este estilo pone a prueba a todas las personas. Pero, en particular, a los líderes que deben, además de mantener la calma, transmitirla a los demás. El liderazgo empieza por uno mismo, siempre, porque el instrumento del liderazgo es uno mismo. Uno no le puede pedir a los demás lo que uno no hace. El factor número 1 de éxito siempre (en cualquier momento) es el liderazgo y, en estos momentos, más que nunca.

Por eso, los líderes deben parar para hacer un análisis de la situación. Ese análisis implica saber que, en toda crisis, hay 3 etapas: pre-crisis, crisis y pos-crisis. Dependiendo de cómo se encaren la pre-crisis y la crisis, se tienen mejores chances de llegar a la pos y, eventualmente, llegar más fortalecido que antes y capitalizar la oportunidad que se va a presentar en esa etapa.

También es importante darnos cuenta de que, en medio de esta crisis, hay organizaciones que están trabajando, algunas a tope. Por supuesto, todo el sistema de salud estará al límite. Pero también la cadena alimentaria sigue funcionando, las empresas que proveen productos y servicios de tecnología y de comunicaciones están teniendo muchísima demanda, muchas áreas de los gobiernos están muy exigidas, parte importante de los servicios financieros, etc. Independientemente de la situación particular de cada organización, el impacto existe para todos.

Obviamente quienes encaran mejor la pre-crisis tienen más chance de éxito, porque se prepararon para minimizar los riesgos o capitalizar las oportunidades que puedan existir. Sin embargo, a veces, pre-crisis y crisis tienen límites borrosos cuando el impacto es muy rápido (como en el caso del COVID-19).

Hoy ya estamos en la etapa de crisis. Pero, más allá de eso -aunque uno ya esté en plena crisis- es clave detenerse para pensar, aclarar todas las implicancias, organizarse y poder tomar acción. El pánico o la queja no son la estrategia (nunca lo fueron). Que todos salgan corriendo a hacer “algo”, tampoco. Si no se detiene para pensar, las consecuencias son caos, desorientación y desánimo.

Es allí donde los líderes tienen esa responsabilidad superior de organizar los equipos para atravesar la tormenta y llegar a la calma. Y, para esto, tienen que asegurar que su organización tenga un plan.

Además de la salud, ¿tenemos un plan organizacional general?

Primero y, antes que nada, tenemos que proteger la salud de las personas. Pero, además de estar sanos, que es lo primordial y requiere de un esfuerzo importante de todos ¡tenemos muchas más responsabilidades como personas y como organizaciones!

Los líderes deben comprender todo lo que está ocurriendo, asumir sus responsabilidades y afrontar la situación con una estrategia y un plan de acción que contemplen todos los aspectos de la organización. Deberán hacer sus máximos esfuerzos para tratar de asegurar la continuidad y transmitir claridad a los quienes los rodean.

En Xn Partners en estos días nos reunimos con equipos ejecutivos de distintas organizaciones. Les preguntamos si tenían un plan de contingencia por el coronavirus. La respuesta fue “sí”. Sin embargo, después de varias preguntas que hicimos sobre el impacto en el negocio, sobre qué tan afectados están sus clientes clave, o sus proveedores, sobre cómo están o cómo se pueden ver afectadas sus cuentas por cobrar, su caja, sus gastos, sus inversiones, sobre la necesidad de modificar o generar nuevos productos/servicios, sobre alternativas de operación remota, sobre cómo están cuidando a su gente y ayudándola a atravesar estos difíciles momentos, sobre sus planes de comunicación externa e interna, etc. la conclusión fue: “La verdad es que no, no tenemos una estrategia ni un plan de contingencia que toque todos esos puntos”.

Estrategia y plan de acción

Alguien puede preguntarse: ¿Por qué tener una estrategia en estos momentos en que estamos en medio de la crisis? La respuesta es fácil: es cierto, estamos en medio de la crisis y, si bien la situación es muy cambiante y requiere acciones día a día, no basta planificar las acciones de cada día. Hay que mirar varias jugadas más adelante. Eso solo se puede hacer si miramos este tema en forma “global”. Si evaluamos los impactos/riesgos/oportunidades en nuestra organización con un horizonte temporal un poco más lejano. No se trata de estar sentados haciendo la estrategia de los próximos 3 años. Este proceso debe ser rápido y simple, pero debe contemplar todos los aspectos de la organización.
Por otro lado, el plan de acción surge de esa mirada, necesaria, mas abarcativa y un poco más lejana del día de hoy o del día de mañana. Y, debido a lo cambiante de la situación, el plan de acción requiere monitoreo y ajuste permanente. Esto debe ser ágil y flexible, no burocrático y pesado.

Adicionalmente, si realmente queremos proveer claridad, que es lo que todas las personas necesitan en este momento, debemos hacer este análisis a conciencia. Es la única manera de poder tomar acción sobre todos los frentes. Un capítulo especial de esta estrategia son las personas. Proveerles “seguridad psicológica” a todas las personas es fundamental. Eso sólo se puede hacer si se tiene una mirada global y se mantiene a la gente informada y mostrándole el camino para salir de la tormenta. En particular, para poder salir de la tormenta fortalecidos, sin “desaprovechar” la crisis. Ayudándolos a aprender cosas nuevas, a desarrollar habilidades y a crecer para que, en la siguiente etapa puedan capitalizar este cambio.

Responsabilidad

Es responsabilidad urgente de los directivos de cualquier organización (pequeña o grande), además de la protección sanitaria de su gente, siguiendo todos los protocolos que marcan las autoridades, hacer una evaluación holística del negocio/organización.

Hoy más que nunca tenemos que trabajar en equipo, organizarnos, involucrar y comunicar a todas las personas afectadas, colaborar dentro y fuera de nuestras organizaciones, ¡decidir y ejecutar!

En estos momentos de ansiedad y confusión, el rol de los líderes es dar la mayor claridad posible. Es en este momento, cuando se ven los verdaderos valores de las personas. Se ve quiénes dan el paso adelante y lideran para un bien común y quiénes se van a su casa a proteger solo lo suyo.

No podemos esperar todo de los gobiernos. Son momentos donde es imprescindible demostrar la habilidad de liderazgo y de gestión que tiene cada uno. Son momentos donde la responsabilidad y la solidaridad son fundamentales.
Desde Xn estamos haciendo sesiones remotas con equipos ejecutivos para apoyarlos en estos momentos y nos sorprende y enorgullece la capacidad de liderazgo y la respuesta increíble de los distintos equipos.

¡Estamos convencidos de que juntos le vamos a ganar al COVID-19!

Los primeros pasos

Para comenzar a trabajar en el tema debemos considerar dos condiciones imprescindibles en estos momentos: la agilidad en la toma de decisiones y la ejecución, y la fluidez en la comunicación. Bajo estas dos premisas de acción sugerimos transitar las siguientes etapas:

1- ANÁLISIS

• Designar el equipo para hacer un análisis completo de la crisis.
• Identificar los impactos (positivos y negativos), los riesgos y las oportunidades de negocio generados por la crisis.
• Definir el equipo de planificación y gestión de crisis (Comité de Crisis).

2- PLANIFICACION

• Definir una estrategia para responder a la crisis: gestionar los impactos, mitigar los riesgos y capitalizar las oportunidades.

• Armar un plan de acción considerando todos los stakeholders (plan técnico) y asignar responsables y equipos de trabajo para los distintos temas.

• Armar un plan de involucramiento para lograr la aceptación y el compromiso de las partes interesadas con respecto al plan de acción (plan social).

3- EJECUCION

• Establecer una reunión de seguimiento ágil y con una frecuencia tal que permita ajustar las decisiones en función de la volatilidad de la situación.

• Asegurar que cada jefe involucra a su equipo, transmite calma, brinda claridad, logra la alineación en la ejecución o “aprovecha” para desarrollar competencias para potenciar la post crisis (o capitalizar esta transformación en la pos-crisis).

• Mantener siempre la cercanía y brindar apoyo a las personas (clientes, empleados, comunidad), atendiendo los efectos de la situación de crisis (sobrecarga o disminución de actividad, cambio de hábitos laborales/personales/etc.) ayudándolos a atravesarla y estando muy cerca de ellos.